ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ
Εμπιστοσύνη, εμπιστευτικότητα και χειρισμός δεδομένων.
Η αρχική ενημέρωση περιορίζεται στα απολύτως αναγκαία. Οι ρυθμίσεις για τη μεταφορά δεδομένων, την πρόσβαση και τον χειρισμό συμφωνούνται πριν από τη διαβίβαση τεκμηρίων ή άλλου ευαίσθητου υλικού.
Αρχικά, μόνο τα απαραίτητα
Στην πρώτη επικοινωνία αρκούν η φύση και ο επείγων χαρακτήρας της υπόθεσης, τα σχετικά συστήματα και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Μην αποστέλλετε τεκμήρια ή ιδιαίτερα ευαίσθητες πληροφορίες μέσω της δημόσιας ιστοσελίδας ή στο πρώτο email.
Περιορισμός στα αναγκαία δεδομένα
Το αντικείμενο και το σχέδιο χειρισμού των δεδομένων καθορίζουν ποιες πληροφορίες είναι αναγκαίες για τον συμφωνημένο σκοπό και ποια όρια ισχύουν για τη μεταφορά, την πρόσβαση και τη διατήρηση.
Συμφωνημένος τρόπος διαχείρισης
Η μεταφορά, η φιλοξενία, ο τόπος επεξεργασίας και η πρόσβαση συμφωνούνται πριν από την ανταλλαγή δεδομένων.
Περιορισμός της περιττής μετακίνησης δεδομένων
Όπου είναι σκόπιμο και πρακτικά εφικτό, η εργασία μπορεί να εκτελείται στο περιβάλλον του πελάτη ή εγκεκριμένου παρόχου.
Περιορισμένη πρόσβαση
Για κάθε ανάθεση συμφωνούνται και διαμορφώνονται οι ρόλοι και τα δικαιώματα πρόσβασης, ώστε η πρόσβαση κάθε συμμετέχοντα να ανταποκρίνεται στην αρμοδιότητά του.
Κατάλληλη καταγραφή χειρισμού
Όταν ο χειρισμός τεκμηρίων περιλαμβάνεται στην ανάθεση, καταγράφονται η πηγή, η ενέργεια, το πρόσωπο που ενήργησε, ο χρόνος και ο σκοπός στον απαιτούμενο βαθμό.
Διαφάνεια για τρίτους
Οι σχετικοί ρόλοι παρόχων τεχνολογίας και φιλοξενίας, υπεργολάβων και ειδικών προσδιορίζονται και συμφωνούνται για την ανάθεση.
Συμφωνημένη διατήρηση και διαγραφή
Η διατήρηση, η επιστροφή και η ασφαλής διαγραφή καθορίζονται για κάθε ανάθεση.
Κλιμάκωση περιστατικών
Περιστατικά ασφάλειας ή εμπιστευτικότητας αντιμετωπίζονται με συμφωνημένα βήματα κλιμάκωσης και ενημέρωσης.
Καθορισμός αρμοδιοτήτων για τα δεδομένα
Πριν αρχίσει η εργασία, οι όροι της ανάθεσης καθορίζουν ποιος παρέχει τα δεδομένα της υπόθεσης, ποιος εγκρίνει τις αποφάσεις για την πρόσβαση και τον χειρισμό τους και ποιος παραλαμβάνει τα συμφωνημένα παραδοτέα.
Έλεγχος συγκρούσεων συμφερόντων
Πριν γίνει αποδεκτή η ανάθεση, καθορίζονται τα εμπλεκόμενα μέρη που θα καλύψει ο έλεγχος συγκρούσεων συμφερόντων, η έκτασή του και οι αλλαγές που απαιτούν επανάληψή του.
Επικοινωνία
Ξεκινήστε από το πρόβλημα, όχι από τη μεταφορά δεδομένων.
Στείλτε ένα σύντομο μήνυμα με τη φύση της υπόθεσης, το χρονικό πλαίσιο και τη σχετική δικαιοδοσία και αναφέρετε ποια απόφαση ή ποιο παραδοτέο χρειάζεται υποστήριξη, μαζί με τυχόν σχετική προθεσμία. Στη συνέχεια μπορεί να συμφωνηθεί ο κατάλληλος τρόπος χειρισμού, προτού ανταλλαχθούν τεκμήρια ή ευαίσθητες πληροφορίες.