ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Ξεκινήστε με μια σύντομη περιγραφή χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες.
Αναφέρετε τη φύση της υπόθεσης, το κατά προσέγγιση χρονοδιάγραμμα, τη σχετική δικαιοδοσία και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Μην στείλετε τεκμήρια ή ιδιαίτερα ευαίσθητες πληροφορίες στο πρώτο email. Πριν από τη διαβίβαση υλικού μπορεί να συμφωνηθεί κατάλληλος τρόπος χειρισμού.
Άμεση επικοινωνία
Δεν υπάρχει φόρμα επικοινωνίας. Η AploIQ εξετάζει τη σύντομη περιγραφή ως προς το αντικείμενο, τον επείγοντα χαρακτήρα και την καταλληλότητα και, όπου είναι δυνατό, προσδιορίζει ένα κατάλληλο επόμενο βήμα.
Τι να περιλαμβάνει ένα πρώτο μήνυμα
Το ερώτημα
Γράψτε τι χρειάζεται να απαντηθεί — όχι όλο το ιστορικό. Μία ή δύο προτάσεις αρκούν για να φανεί αν η AploIQ είναι η κατάλληλη επιλογή.
Η κρίσιμη ημερομηνία
Μια προθεσμία, μια δικάσιμος, ένα χρονικό περιθώριο γνωστοποίησης ή μια ημερομηνία συνεδρίασης διοικητικού συμβουλίου. Ο χρόνος καθορίζει περισσότερο από κάθε άλλο στοιχείο τι είναι εφικτό.
Τα συστήματα που εμπλέκονται
Ποιες πλατφόρμες, συσκευές, γραμματοκιβώτια ή πηγές δεδομένων αφορά η υπόθεση, σε γενικές γραμμές. Αναφέρετε προϊόντα, όχι πρόσωπα.
Ποιοι εμπλέκονται ήδη
Αναφέρετε αρχικά μόνο οργανισμούς και λειτουργίες που εμπλέκονται, όχι ονόματα φυσικών προσώπων. Η AploIQ θα σας ενημερώσει στη συνέχεια ποια μέρη πρέπει να γνωστοποιηθούν για τον έλεγχο συγκρούσεων συμφερόντων και μέσω ποιας συμφωνημένης οδού.
Τι να μείνει εκτός
Χωρίς συνημμένα, χωρίς τεκμήρια, χωρίς προσωπικά δεδομένα και χωρίς εμπιστευτικές λεπτομέρειες. Ο τρόπος μεταφοράς συμφωνείται πριν διαβιβαστεί τέτοιο υλικό.
Τι ακολουθεί μετά το μήνυμά σας
Αρχική εξέταση
Η σύντομη περιγραφή εξετάζεται ώστε να γίνει κατανοητή η υπόθεση και τυχόν άμεσος χρονικός περιορισμός.
Αντικείμενο και καταλληλότητα
Εφόσον κρίνεται σκόπιμη η συνέχεια, η AploIQ μπορεί να ζητήσει περιορισμένες πρόσθετες πληροφορίες προτού προτείνει συζήτηση για την οριοθέτηση του αντικειμένου ή άλλο επόμενο βήμα.
Πρώτα μια σύντομη συνομιλία
Αν η υπόθεση εμπίπτει στο αντικείμενο της AploIQ, το επόμενο βήμα είναι συνήθως μια συζήτηση για το αντικείμενο, τους περιορισμούς και το χρήσιμο αποτέλεσμα.
Χρόνος και επείγον
Αναφέρετε την προθεσμία ήδη στο θέμα του μηνύματος. Αν η υπόθεση εξελίσσεται ταχύτερα από ό,τι επιτρέπει το email, χρησιμοποιήστε το τηλέφωνο που αναγράφεται παραπάνω και πείτε τι πρέπει να αποφασιστεί σήμερα.
Πριν κοινοποιήσετε περισσότερες λεπτομέρειες
Κρατήστε το πρώτο μήνυμα σύντομο και χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες. Αν χρειάζεστε γραπτούς όρους εμπιστευτικότητας πριν κοινοποιήσετε περισσότερες λεπτομέρειες, ζητήστε τους πρώτα.
Πριν από την έναρξη της εργασίας
Εφόσον η υπόθεση μπορεί να αναληφθεί, συμφωνούνται πρώτα οι ρυθμίσεις για την εμπιστευτικότητα, τον έλεγχο συγκρούσεων συμφερόντων, τον χειρισμό δεδομένων, τις ευθύνες και τους εμπορικούς όρους.
Πώς ξεκινά μια ανάθεση
Γραπτό αντικείμενο εργασίας
Το ερώτημα, τα όρια, το παραδοτέο και όσα ρητά δεν περιλαμβάνονται συμφωνούνται γραπτώς πριν από την έναρξη.
Έλεγχος συγκρούσεων συμφερόντων
Τα μέρη συμφωνούν ποιοι οργανισμοί και ποια πρόσωπα πρέπει να δηλωθούν για τον αρχικό έλεγχο συγκρούσεων συμφερόντων, με ποιον τρόπο θα διαβιβαστούν τα στοιχεία και ποιες μεταγενέστερες αλλαγές απαιτούν επανάληψη του ελέγχου.
Συμφωνημένος χειρισμός δεδομένων
Πριν διαβιβαστεί οποιοδήποτε αρχείο, τα μέρη συμφωνούν πού θα μεταφερθούν τα δεδομένα, ποιος θα έχει πρόσβαση, πού θα γίνει η επεξεργασία και τι θα συμβεί στο τέλος.
Όροι και σύνθεση της ομάδας
Οι εμπορικοί όροι και οι αρμοδιότητες συμφωνούνται εκ των προτέρων. Η ανάγκη υποστήριξης από ειδικούς και η αρχική σύνθεση της ομάδας γνωστοποιούνται και συμφωνούνται πριν από την έναρξη της εργασίας. Τυχόν μεταγενέστερη συμμετοχή ειδικού ή αλλαγή της ομάδας γνωστοποιείται και συμφωνείται εκ των προτέρων.