VERTRAUEN
Vertrauen, Vertraulichkeit und Umgang mit Daten.
Beim Erstkontakt erhebt AploIQ nur die notwendigen Angaben. Regelungen für Datenübertragung, Zugriff und Verarbeitung werden vereinbart, bevor Beweismittel oder andere sensible Informationen übertragen werden.
Zunächst nur das Notwendige
Im ersten Gespräch genügen Art und Dringlichkeit des Sachverhalts, relevante Systeme sowie die anstehende Entscheidung, Frist oder das benötigte Arbeitsergebnis. Senden Sie weder über die öffentliche Website noch in der ersten E-Mail Beweismittel oder besonders sensible Informationen.
Daten auf das Erforderliche begrenzen
Leistungsumfang und Vereinbarungen zum Umgang mit Daten legen fest, welche Informationen für den vereinbarten Zweck erforderlich sind und welche Grenzen für Übertragung, Zugriff und Aufbewahrung gelten.
Umgang vorab vereinbaren
Übertragungsweg, Hosting, Verarbeitungsort und Zugriff werden vor dem Datenaustausch abgestimmt.
Unnötige Datenbewegungen vermeiden
Wenn sinnvoll und praktikabel, kann die Arbeit in der Umgebung des Auftraggebers oder eines freigegebenen Anbieters erfolgen.
Zugriff begrenzen
Zugriffsrollen und Berechtigungen werden für den Auftrag vereinbart und so eingerichtet, dass sie der jeweiligen Aufgabe entsprechen.
Handhabung nachvollziehbar dokumentieren
Gehört der Umgang mit Beweismitteln zum Auftrag, werden Quelle, Handlung, ausführende Person, Zeitpunkt und Zweck im erforderlichen Umfang dokumentiert.
Dritte transparent einbinden
Die Rollen externer Technologie- und Hostinganbieter, Unterauftragnehmer und Fachleute werden für den Auftrag benannt und abgestimmt.
Aufbewahrung und Löschung festlegen
Aufbewahrung, Rückgabe und sichere Löschung werden für den Auftrag vereinbart.
Vorfälle eskalieren
Sicherheits- oder Vertraulichkeitsvorfälle werden nach vereinbarten Eskalations- und Meldewegen behandelt.
Verantwortlichkeiten für Daten festlegen
Vor Beginn der Arbeiten legen die Auftragsbedingungen fest, wer Daten zum Sachverhalt bereitstellt, wer Entscheidungen über Zugriff und Umgang mit den Daten genehmigt und wer die vereinbarten Arbeitsergebnisse erhält.
Interessenkonflikte prüfen
Vor der Auftragsannahme wird festgelegt, welche Beteiligten die Konfliktprüfung umfasst, wie weit die Prüfung reicht und bei welchen Änderungen sie zu wiederholen ist.
Kontakt
Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der Datenübertragung.
Schildern Sie kurz den Sachverhalt, den zeitlichen Rahmen und die relevante Rechtsordnung. Nennen Sie außerdem, welche Entscheidung ansteht, welche Frist maßgeblich ist oder welches Arbeitsergebnis benötigt wird. Bevor Beweismittel oder sensible Informationen ausgetauscht werden, kann ein geeigneter Weg für den sicheren Umgang mit den Daten vereinbart werden.