Έρευνες & ψηφιακά τεκμήρια

eDiscovery και εξέταση εγγράφων

Η AploIQ βοηθά νομικές και ερευνητικές ομάδες να μετατρέψουν διάσπαρτα αρχεία από πολλούς κατόχους δεδομένων και συστήματα σε σύνολο κατάλληλο για εξέταση. Οι αποφάσεις για τη συλλογή, την επεξεργασία, την αναζήτηση και την τελική παράδοση καταγράφονται καθώς εξελίσσεται η υπόθεση.

Η AploIQ υποστηρίζει την οριοθέτηση εργασιών eDiscovery, τον σχεδιασμό συλλογής και επεξεργασίας και την τελική παράδοση, ενώ διενεργεί ή διαχειρίζεται, σε τεχνικό επίπεδο, την εξέταση εγγράφων με βάση τα ζητήματα και τα κριτήρια που έχουν εγκρίνει ο πελάτης ή οι νομικοί του σύμβουλοι. Η εξουσιοδότηση, το εύρος των πηγών και οι τρόποι χειρισμού συμφωνούνται· οι αποφάσεις για τη συνάφεια, το επαγγελματικό απόρρητο, τη γνωστοποίηση και τα νομικά συμπεράσματα παραμένουν στον πελάτη και στους νομικούς του συμβούλους.

  • Η εξουσιοδότηση, οι κάτοχοι δεδομένων, οι υπεύθυνοι των πηγών και ο τρόπος διαβίβασης συμφωνούνται πριν αρχίσει η συλλογή ή η επεξεργασία.
  • Οι αποφάσεις για τη συνάφεια, το υλικό που καλύπτεται από επαγγελματικό απόρρητο, τη γνωστοποίηση, την υπαιτιότητα, τις πειθαρχικές συνέπειες και τα νομικά συμπεράσματα παραμένουν στον πελάτη και στους συμβούλους του.

Πότε είναι χρήσιμη η υποστήριξη eDiscovery

  • Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες, έγγραφα και άλλα αρχεία κατανέμονται μεταξύ πολλών κατόχων δεδομένων, πλατφορμών ή επιχειρησιακών μονάδων.
  • Μια νομική διαφορά, έρευνα ή αίτημα ρυθμιστικής αρχής έχει συγκεκριμένη προθεσμία, αλλά το σύνολο δεδομένων προς εξέταση δεν έχει ακόμη προσδιοριστεί.
  • Οι αποφάσεις για αναζήτηση, περιορισμό, εξαιρέσεις, εξέταση ή τελική παράδοση χρειάζονται αρχείο που να μπορεί να ελεγχθεί.

Τι μπορεί να περιλαμβάνει η εργασία

Κάτοχοι δεδομένων και πηγές

Τα πρόσωπα, τα γραμματοκιβώτια, τα εργαλεία συνεργασίας, τα αποθετήρια εγγράφων και οι σχετικές περίοδοι αντιστοιχίζονται στα ερωτήματα της υπόθεσης.

Σχέδιο συλλογής και επεξεργασίας

Καθορίζονται μέθοδοι συλλογής ανάλογες με τις ανάγκες, επιλογές επεξεργασίας, απαιτήσεις μεταδεδομένων και παραδόσεις υλικού έτοιμου προς εξέταση.

Αναζήτηση και διαχείριση της εξέτασης εγγράφων

Αναπτύσσονται και ελέγχονται η λογική αναζήτησης, οι αναλυτικές μέθοδοι και οι ομαδοποιήσεις του υλικού. Στη συνέχεια, η AploIQ διενεργεί ή διαχειρίζεται, σε τεχνικό επίπεδο, την εξέταση εγγράφων με βάση τα ζητήματα και τα κριτήρια που έχουν εγκρίνει ο πελάτης ή οι νομικοί του σύμβουλοι.

Εξαιρέσεις και τελική παράδοση

Τα προστατευμένα μηνύματα, τα μη προσβάσιμα στοιχεία ή εκείνα των οποίων η επεξεργασία απέτυχε, οι εξαιρέσεις επεξεργασίας και οι έλεγχοι πριν από την τελική παράδοση παρακολουθούνται ρητά και δεν χάνονται μέσα σε στατιστικά επεξεργασίας.

Ενδεικτικά παραδοτέα

  • Χάρτης υπόθεσης, κατόχων δεδομένων και πηγών
  • Σχέδιο συλλογής, επεξεργασίας και εξέτασης
  • Μητρώο προστατευμένου περιεχομένου και εξαιρέσεων επεξεργασίας
  • Αρχείο αναζήτησης, αποφάσεων, τελικής παράδοσης και μεταβίβασης

Πώς προσεγγίζεται η εργασία

  1. Οριοθέτηση του συνόλου προς εξέταση

    Συμφωνούνται τα ερωτήματα, η εξουσιοδότηση, οι κάτοχοι δεδομένων, τα συστήματα, οι σχετικές περίοδοι και οι προθεσμίες παράδοσης.

  2. Σχεδιασμός συλλογής και επεξεργασίας

    Επιλέγονται τρόποι χειρισμού και τεχνικές ρυθμίσεις ανάλογα με τις πηγές και την προβλεπόμενη εξέταση.

  3. Διενέργεια της εξέτασης εγγράφων

    Ελέγχεται η λογική αναζήτησης, απομονώνονται οι εξαιρέσεις και το υλικό οργανώνεται ή εξετάζεται βάσει των εγκεκριμένων ζητημάτων και κριτηρίων. Οι αποφάσεις για τη συνάφεια, το επαγγελματικό απόρρητο, τη γνωστοποίηση και τα νομικά συμπεράσματα παραπέμπονται στον πελάτη ή στους νομικούς του συμβούλους.

  4. Τεκμηρίωση του αποτελέσματος

    Γίνεται αντιπαραβολή των συνόλων δεδομένων, καταγράφονται οι αλλαγές και παραμένουν ορατοί οι περιορισμοί της παράδοσης ή της μεταβίβασης.

Τι είναι χρήσιμο να περιλαμβάνει το πρώτο μήνυμα

Στείλτε ένα σύντομο μήνυμα χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες, αναφέροντας το είδος της υπόθεσης, τις πιθανές πηγές, τον κατά προσέγγιση όγκο και την πλησιέστερη προθεσμία. Μην επισυνάψετε τεκμήρια ή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Συζητήστε μια υπόθεση eDiscovery

Προστατευμένο και μη προσβάσιμο υλικό

  • Πώς αντιμετωπίζονται τα προστατευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

    Τα κρυπτογραφημένα μηνύματα ή εκείνα που διέπονται από διαχείριση δικαιωμάτων εντοπίζονται και καταγράφονται. Ανοίγονται μόνο με διαπιστευτήρια πρόσβασης ή κλειδιά που ο πελάτης δικαιούται να διαθέσει και έχει εξουσιοδοτήσει να χρησιμοποιηθούν.

  • Τι συμβαίνει με αρχεία που δεν μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία;

    Οι εξαιρέσεις ταξινομούνται, διερευνώνται στον βαθμό που δικαιολογεί η υπόθεση και αναφέρονται μαζί με την επίδρασή τους στην πληρότητα της εξέτασης.