Untersuchungen & digitale Beweismittel

eDiscovery und Dokumentensichtung

AploIQ unterstützt Rechts- und Untersuchungsteams dabei, verstreute Daten mehrerer Dateninhaber (Custodians) und Systeme zu einem sichtungsfähigen Bestand zusammenzuführen. Entscheidungen über Erhebung, Verarbeitung, Suche und Bereitstellung werden im Verlauf des Auftrags dokumentiert.

AploIQ unterstützt bei der Abgrenzung von eDiscovery-Aufträgen, der Planung von Erhebung und Verarbeitung sowie der Bereitstellung. Dabei führt AploIQ die Dokumentensichtung durch oder steuert sie anhand von Fragen und Kriterien, die der Auftraggeber oder seine Rechtsberater freigegeben haben. Vorab werden Befugnisse, Quellenumfang sowie das Vorgehen für Zugang, Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung von Daten vereinbart; Entscheidungen über Relevanz, rechtlich geschützte Kommunikation, Offenlegung und rechtliche Schlussfolgerungen verbleiben beim Auftraggeber und seinen Rechtsberatern.

  • Befugnisse, Dateninhaber (Custodians), die Zuordnung der Quellen und der vereinbarte Umgang mit den Daten werden vor Beginn der Erhebung oder Verarbeitung festgelegt.
  • Entscheidungen über Relevanz, rechtlich geschützte Kommunikation, Offenlegung, Schuld, disziplinarische Folgen und rechtliche Schlussfolgerungen verbleiben beim Auftraggeber und seinen Beratern.

Wann eDiscovery-Unterstützung sinnvoll ist

  • E-Mails, Chats, Dokumente und andere Unterlagen verteilen sich auf mehrere Personen, Plattformen oder Geschäftsbereiche.
  • Für einen Streitfall, eine Untersuchung oder eine regulatorische Anfrage läuft eine Frist, der zu sichtende Bestand ist jedoch noch nicht eingegrenzt.
  • Entscheidungen über Suche, Datenreduktion, Ausnahmen, Sichtung oder Bereitstellung müssen prüfbar dokumentiert werden.

Möglicher Leistungsumfang

Dateninhaber und Quellen

Relevante Dateninhaber (Custodians), Postfächer, Kollaborationsplattformen, Dokumentenablagen und Zeiträume werden den Fragen des Sachverhalts zugeordnet.

Plan für Erhebung und Verarbeitung

Für die Quellen werden angemessene Erhebungswege, Verarbeitungsschritte, Metadatenanforderungen und Übergaben zur Sichtung festgelegt.

Suche und koordinierte Dokumentensichtung

Suchlogik und Analysen werden entwickelt und geprüft; Sichtungsgruppen werden gebildet. Anschließend führt AploIQ die Dokumentensichtung anhand der vom Auftraggeber oder seinen Rechtsberatern freigegebenen Fragen und Kriterien durch oder steuert sie.

Ausnahmen und Bereitstellung

Geschützte Nachrichten, nicht zugängliche oder fehlerhafte Dateien, Verarbeitungsfehler und Prüfungen vor der Bereitstellung werden einzeln nachgehalten statt in Verarbeitungsstatistiken verborgen.

Mögliche Arbeitsergebnisse

  • Übersicht zum Sachverhalt sowie zu Dateninhabern und Quellen
  • Plan für Erhebung, Verarbeitung und Sichtung
  • Verzeichnis geschützter Inhalte und Verarbeitungsfehler
  • Dokumentation von Suche, Entscheidungen, Bereitstellung und Übergabe

Vorgehensweise

  1. Datenbestand eingrenzen

    Fragen, Befugnisse, relevante Dateninhaber, Systeme, Zeiträume und Lieferfristen werden abgestimmt.

  2. Erhebung und Verarbeitung planen

    Wege für den Umgang mit den Daten und technische Einstellungen werden passend zu den Quellen und der vorgesehenen Sichtung gewählt.

  3. Dokumentensichtung durchführen

    Die Suchlogik wird geprüft, Ausnahmen werden getrennt und die Unterlagen anhand der freigegebenen Fragen und Kriterien geordnet oder gesichtet. Entscheidungen über Relevanz, rechtlich geschützte Kommunikation, Offenlegung und rechtliche Schlussfolgerungen werden dem Auftraggeber oder seinen Rechtsberatern vorgelegt.

  4. Ergebnis nachvollziehbar machen

    Datenbestände werden abgeglichen, Änderungen dokumentiert und Grenzen der Bereitstellung oder Übergabe sichtbar gehalten.

Was in eine erste Nachricht gehört

Senden Sie eine kurze Nachricht ohne sensible oder vertrauliche Angaben mit der Art des Sachverhalts, den wahrscheinlichen Quellen, dem ungefähren Umfang und der nächsten Frist. Fügen Sie keine Beweismittel oder personenbezogenen Daten bei.

eDiscovery-Sachverhalt besprechen

Geschützte und nicht zugängliche Inhalte

  • Wie werden geschützte E-Mails behandelt?

    Verschlüsselte oder durch eine Rechteverwaltung geschützte Nachrichten werden erkannt und protokolliert. Sie werden nur mit Zugängen oder Schlüsseln geöffnet, die der Auftraggeber rechtmäßig bereitstellen darf.

  • Was geschieht mit Dateien, die nicht verarbeitet werden können?

    Ausnahmen werden eingeordnet, dem Sachverhalt angemessen untersucht und mit ihren Auswirkungen auf die Vollständigkeit der Sichtung dokumentiert.