Technologie, Daten & Automatisierung

Workflow-Automatisierung

AploIQ entwirft und implementiert gezielte Automatisierung für wiederkehrende betriebliche Aufgaben, bei denen Aufnahme, Einordnung, Prüfung, Berichterstattung oder Datenübergaben zu Verzögerungen, Fehlern oder vermeidbarem Aufwand führen.

AploIQ entwickelt und implementiert gezielte Automatisierungen für wiederkehrende Abläufe bei Dateneingang, Einordnung, Validierung, Prüfung, Nachverfolgung von Kontrollen und Berichterstattung innerhalb eines ausdrücklich vereinbarten Umsetzungsumfangs. Ein Konzept, ein Prototyp oder ein wiederverwendbarer Baustein ist nicht automatisch ein produktiv betriebenes SaaS-Produkt.

  • Für die vereinbarte Umsetzung werden Nutzer, Daten, Schnittstellen, Kontrollen, Tests, Freigabepunkte, Betriebsverantwortung und Unterstützung festgelegt.
  • Hosting, Überwachung, Service-Levels, Unterstützung und die Verantwortung für den Produktivbetrieb müssen ausdrücklich vereinbart werden.

Wenn ein wiederkehrender Ablauf gezielt verbessert werden muss

  • Aufgaben bei Dateneingang, Einordnung, Validierung, Prüfung oder Berichterstattung fallen in verschiedenen Sachverhalten oder Zyklen immer wieder an.
  • Übergaben zwischen Tabellen, E-Mails oder Systemen führen zu übersehenen Einträgen, doppelter Arbeit oder uneinheitlichem Status.
  • Teams können nicht nachvollziehen, welche Regeln ausgeführt wurden, welche Ausnahmen bearbeitet werden müssen oder welche Freigaben noch ausstehen.

Möglicher Leistungsumfang

Abläufe und Übergaben erfassen

Nutzer, Eingaben, Regeln, Entscheidungen, Ausnahmen, Freigaben, Ausgaben und Systemgrenzen werden zugeordnet.

Daten und Regeln gestalten

Für Validierung, Umwandlung, Weiterleitung und Berichterstattung werden die Regeln und die erforderlichen fachlichen Prüf- und Freigabepunkte festgelegt.

Gezielt umsetzen

AploIQ setzt im vereinbarten Umfeld und Umfang eine angemessene Automatisierung, Schnittstelle oder unterstützende Anwendung um.

Prüfen und übergeben

Erwartete Abläufe und Ausnahmen werden geprüft, der Betrieb dokumentiert und Zuständigkeiten für Betrieb, Änderungen und Unterstützung vereinbart.

Mögliche Arbeitsergebnisse

  • Übersicht zu Ablauf, Regeln, Kontrollen und Übergaben
  • Anforderungen an Umsetzung und Daten
  • Automatisierung, Schnittstelle oder Anwendung im vereinbarten Umfang
  • Testnachweise, Betriebshinweise und Übergabeunterlagen

Vorgehensweise

  1. Tatsächlichen Ablauf beobachten

    Wiederkehrende Arbeit, Ausnahmen, Übergaben und Kontrollpunkte werden ermittelt, bevor die technische Lösung festgelegt wird.

  2. Betriebsrahmen festlegen

    Eingaben, Regeln, Ausgaben, Nutzer, fachliche Prüf- und Freigabepunkte, Sicherheitsanforderungen und Erfolgsmaßstäbe werden vereinbart.

  3. Umsetzen und prüfen

    Der kleinste sinnvolle Umfang wird umgesetzt; normale Abläufe, Ausnahmen und Fehlerfälle werden mit den vorgesehenen Nutzern geprüft.

  4. Geordnet übergeben

    Betrieb, Zugang, Überwachung, Änderungsverantwortung sowie Zuständigkeiten für Unterstützung und Weiterentwicklung werden dokumentiert.

Was in eine erste Nachricht gehört

Beschreiben Sie in einer kurzen Nachricht ohne sensible oder vertrauliche Angaben die wiederkehrende Aufgabe, die Nutzer, die beteiligten Eingabe- und Ausgabesysteme, das derzeitige Volumen und die wichtigste Fehlerquelle. Fügen Sie keine Echtdaten oder Zugangsdaten bei.

Workflow besprechen

Fachliche Prüfung und Betriebsverantwortung

  • Welche Schritte bleiben der fachlichen Prüfung vorbehalten?

    Freigaben, Ermessensentscheidungen und Ausnahmen werden vor der Umsetzung gemeinsam mit den Nutzern als fachliche Prüf- und Freigabepunkte im Ablauf festgelegt.

  • Ist jede Umsetzung ein gehostetes Produkt?

    Nein. Die vereinbarte Arbeit kann eine kundenseitige Automatisierung, Schnittstelle, Anwendung oder ein Prototyp sein. Hosting, Unterstützung und Produktivbetrieb müssen ausdrücklich vereinbart werden.