Cybersicherheit & Datenschutz

Unterstützung bei Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR)

AploIQ ordnet bei komplexen Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR) die relevanten Quellen zu, grenzt den potenziell relevanten Datenbestand ab und dokumentiert die Schritte für Sichtung und Bereitstellung. Über Ausnahmen, Schwärzungen und Offenlegung entscheiden die zuständigen Datenschutz- und Rechtsteams.

AploIQ unterstützt bei Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR) durch Quellenzuordnung, Abgrenzung des Datenbestands, Vorbereitung der Sichtung, Behandlung von Ausnahmen, Vorbereitung der Bereitstellung und Dokumentation von Entscheidungen. Entscheidungen des Verantwortlichen, des Datenschutzbeauftragten (DPO) und der Rechtsberater verbleiben bei den zuständigen Stellen.

  • Der Verantwortliche, der Datenschutzbeauftragte (DPO) und die Rechtsberater entscheiden über Umfang des Ersuchens, Ausnahmen, Schwärzungen und Offenlegung. Steht das Ersuchen mit einem Vorfall in Verbindung, verbleiben Meldungsentscheidungen und Entscheidungen der Einsatzleitung beim zuständigen Reaktionsteam.

Wenn ein komplexes Auskunftsersuchen mehrere Systeme und Datenquellen umfasst

  • Unterlagen zur anfragenden Person verteilen sich auf E-Mails, Kollaborationsplattformen, Geschäftssysteme, gemeinsame Laufwerke oder Archive.
  • Der mögliche Datenbestand ist zu weit gefasst, uneinheitlich durchsucht oder nur schwer zu erläutern.
  • Das Sichtungsteam benötigt Quellenstatus, Ausnahmen und Stand der Bereitstellung in einer gemeinsamen Arbeitsübersicht.

Möglicher Leistungsumfang

Ersuchen und Quellen zuordnen

Aus dem Auskunftsersuchen werden die relevanten Personen, Systeme, Unterlagenarten, Zeiträume, zuständigen Fachbereiche und Erhebungswege abgeleitet.

Datenbestand abgrenzen

Für den möglichen Bestand werden dokumentierte Kriterien für Suche, Filterung, Deduplizierung und Zeiträume entwickelt.

Sichtung vorbereiten

Die Unterlagen werden für befugte Personen zur Sichtung geordnet; Quelle, Suche und Status jedes Elements bleiben sichtbar.

Ausnahmen behandeln

Geschützte Nachrichten, nicht zugängliche Inhalte, Duplikate, Verarbeitungsfehler und Elemente, die eine fachliche Entscheidung erfordern, werden nachgehalten.

Bereitstellung vorbereiten

Der gesichtete Bestand, die von befugten Prüfern übermittelten Entscheidungen über Schwärzung oder Zurückhaltung und der endgültige Übergabebestand werden abgeglichen.

Mögliche Arbeitsergebnisse

  • Übersicht über die anfragende Person, relevante Personen und Quellen
  • Dokumentation von Suche, Filterung und Abgrenzung des Datenbestands
  • Datenpaket zur Sichtung mit Status je Element
  • Verzeichnis der Verarbeitungsfehler, geschützten Inhalte und erforderlichen fachlichen Entscheidungen
  • Dokumentation der vorbereiteten Bereitstellung und Übergabe

Vorgehensweise

  1. Ersuchen in Datenfragen übersetzen

    Gemeinsam mit dem zuständigen Team werden wahrscheinliche Quellen und praktikable Suchparameter bestimmt.

  2. Möglichen Datenbestand eingrenzen

    Dokumentierte und prüfbare Kriterien werden angewandt; die Verbindung jedes Elements zu seiner Quelle bleibt erhalten.

  3. Sichtung durch befugte Personen vorbereiten

    Technische Ausnahmen werden von Elementen getrennt, die eine datenschutzrechtliche oder juristische Beurteilung benötigen.

  4. Bereitstellung abgleichen

    Gesichtete, ausgeschlossene, geschwärzte und bereitgestellte Elemente werden anhand der Entscheidungen der zuständigen Stellen nachgehalten.

Was in eine erste Nachricht gehört

Nennen Sie in einer kurzen Nachricht ohne sensible oder vertrauliche Angaben das Datum des Ersuchens, die allgemeinen Arten der Quellen, die Antwortfrist und den aktuellen Stand der Sichtung. Nennen Sie nicht die Identität der anfragenden Person und fügen Sie keine Unterlagen mit personenbezogenen Daten bei.

Komplexes Auskunftsersuchen besprechen

Rollen bei der Sichtung von Auskunftsersuchen

  • Wer entscheidet über Ausnahmen und Schwärzungen?

    AploIQ kann Daten vorbereiten und die daraus folgenden Entscheidungen nachhalten. Der Verantwortliche, der Datenschutzbeauftragte (DPO) und die Rechtsberater entscheiden über Ausnahmen, Schwärzungen und Offenlegung.

  • Lässt sich der bereitgestellte Datensatz auf seine Quellen zurückführen?

    Verweise auf Quellen, Suchläufe, Sichtung und Bereitstellung können erhalten bleiben. So kann das zuständige Team nachvollziehbar darlegen, wie der abschließend bereitgestellte Datensatz zusammengestellt wurde.